Conselho Fiscal efetiva o controle social na Associação Indígena Doá Txatô

Nos dias 23 a 25 de maio, contando com o apoio de Cassiano de Oliveira (assessor de campo do IEB em Humaitá), dei continuidade ao trabalho de desenvolvimento organizacional da Associação Indígena Doá Txatô, da Terra Indígena Rio Branco, em Alta Floresta D’Oeste – RO, iniciado a pouco mais de um ano. Só para lembrar atividades já relatadas e em algumas postagens anteriores, começamos fazendo reuniões com lideranças de várias aldeias sobre o que é uma associação, seu papel e importância; fizemos o diagnóstico organizacional e, a pedido dos diretores e conselheiros, uma proposta de reforma do Estatuto; diagnóstico e planejamento participativos; apoiamos e demos assessoria à Assembleia Geral para a discussão e aprovação do Plano de Ação e da reforma do Estatuto. O planejamento está em execução e estamos atuando para o aprimoramento da gestão administrativa e financeira e para o funcionamento interno da associação para superar as fragilidades apontadas no diagnóstico organizacional.

Além do monitoramento das atividades dos coordenadores realizadas desde o último trabalho conjunto em fevereiro e da execução do Plano de Ação focamos na capacitação do tesoureiro e seu vice para a elaboração de controles financeiros e do pagamento de mensalidade pelos associados; arquivamento dos documentos contábeis e demais documentos da associação e capacitação do Conselho Fiscal para analisar as contas da Diretoria e emitir parecer com recomendações quando necessário.

Para os diretores e conselheiros já está claro que este trabalho não se limita à formação. É uma capacitação em serviço: aprendem enquanto realizam tarefas que fazem parte do cotidiano da associação.

O Tesoureiro e o Segundo Tesoureiro fizeram, sob orientação, os relatórios financeiros das contribuições dos associados e do pagamento de hora máquina para uso de um trator e outros equipamentos agrícolas em planilhas eletrônicas previamente preparadas. Fizeram também o arquivamento dos comprovantes de despesas, anexados a uma cópia da relação mensal de receitas e despesas. Também elaboraram um controle do pagamento de mensalidades.

O Secretário e o Segundo Secretário treinaram o arquivamento dos demais documentos da associação, classificando-os por tipo, estando atentos aos documentos legais e fiscais, correspondências enviadas e recebidas, projetos e contratos, publicações e documentos de temas relevantes para a associação depois de terem identificado e descartado materiais que não interessava manter guardados.

O Conselho Fiscal, eleito junto com a Diretoria em janeiro passado, reuniu-se pela primeira vez para analisar as contas da associação. Segundo uma conselheira: Essa capacitação, de fazer o trabalho do conselho, é uma coisa nova pra mim. Nunca tinha feito. Agradeço muito e sempre que tiver oportunidade estou dentro. Os conselheiros verificaram os lançamentos mensais e se estão devidamente comprovados; conferiram se as somas e saldos conferiam; se o resumo correspondia aos lançamentos nas relações mensais e se o saldo do relatório conferia com os valores no caixa, já que a associação não fez movimentação bancária. Ao final elaboraram um parecer com recomendações, que foi lido e entregue ao presidente da associação.

Diretores e conselheiros avaliaram essa capacitação em serviço como muito positiva:

Cada encontro deste é muito proveitoso. Cada dia aprendemos mais. Isso é importante.  Aprendi um pouco na escola agrícola sobre associação e cooperativa, mas não aprofundei. Agora estamos aprofundamos mais os conhecimentos.

A gente nunca tinha achado pessoas que pudessem ajudar a gente como o IEB está ajudando. Depois disso é que as coisas começaram a ser feitas a sério de verdade.

Cada etapa a gente aprende mais uma coisa. A prestação de contas foi uma coisa nova. Nunca fizemos da forma correta como foi feita. Aprendemos mais para não cometer erros. O dever do Conselho Fiscal e esse mesmo, fiscalizar o que a Diretoria está fazendo.

Essa parte, da tesouraria, que a gente pegou é uma parte bem burocrática. Eu não sabia que era assim. É muito importante, talvez a mais importante da associação. Nunca tinha participado de fazer o relatório financeiro de uma organização. É uma experiência bem legal que aprendemos. Pode ser utilizado até com o dinheiro pessoal.

A diretoria tem que trabalhar junto e o conselho também, mas também a participação da comunidade, as comissões que formamos no planejamento, precisam fazer seu papel também. Não funcionaram ainda.