Na
Assembléia Geral Ordinária, realizada em outubro de 2012, a Associação Indígena
Doá Txatô concluiu um ciclo de trabalho com o IEB, composto de Diagnóstico
Organizacional, reforma do Estatuto, Diagnóstico e Planejamento Participativos,
os dois últimos sendo aprovados pelos associados. Um novo ciclo do
desenvolvimento organizacional se iniciaria em 2013 para a execução do Plano de
Ação 2012-2013 e o aprimoramento da organização e das rotinas administrativas.
No início
de janeiro os associados se reuniram em Assembléia Geral Extraordinária para
discutir principalmente o papel e atuação de suas lideranças e concluíram
também que, para enfrentar os novos desafios da associação era melhor eleger
uma nova Diretoria e Conselho Fiscal e assim fizeram.
Foram os
novos diretores que Henyo Barretto eu encontramos nos dias 01 e 02 de
fevereiro, em Alta Floresta-RO. Iniciamos perguntando a eles como se deu esse
processo de discussão e troca dos dirigentes e conselheiros.
Perguntados
se tinham clareza sobre as atribuições de cada um, os diretores disseram que
estavam esperando para conversarmos juntos. Fizemos uma leitura comentada do
capítulo do Estatuto que se refere a este assunto.
Em
seguida, Henyo conduziu com eles a dinâmica do Calendário, primeiro
demonstrando e depois pedindo que cada um fizesse o seu com as rotinas diárias
e semanais. Cada um apresentou e comentou as suas rotinas. Chamamos a atenção
para o objetivo e importância daquela atividade: identificar os momentos do dia
ou da semana em cada um poderia dispor de algum tempo para as suas atividades
na associação. Todos eles tinham momentos de lazer ou de trabalho na roça ou
pesca que poderiam ser utilizados também para cumprir suas atribuições. O
tesoureiro disse que: Não estou acostumado a controlar o meu tempo. Tenho que
aprender.
Retomamos
questões ligadas à administração da associação que já tinham sido identificadas
em outro momento para serem resolvidas nesse primeiro momento. Foi definido
também quem iria se responsabilizar por cada atividade. Nesse primeiro mês de
gestão, os novos diretores já tinham definido algumas rotinas e divisão de
tarefas entre eles para a cobrança das mensalidades dos associados e emissão de
recibos (numerados, com informações sobre o nome do associado, mês ou meses de
referência e valor do pagamento); registro de receitas e despesas em livro
Movimento de Caixa; conversa inicial com o contador para resolver as
pendências; encaminhamento da ata de eleição para registro em cartório e
recadastramento dos associados. Como planejam ir às aldeias mensalmente para a
cobrança da mensalidade, sugerimos que aproveitem a ocasião para levar a
prestação de contas, que poderá ser afixada na escola ou outro lugar de acesso.
Foi apresentada uma planilha para relatório financeiro que o tesoureiro e o
vice se propuseram a utilizar, ao invés do livro que começaram a utilizar, o
que tornará mais fácil e clara a prestação de contas.
Por
último fizemos o monitoramento da execução do Plano de Ação e planejamento das
ações previstas até final de fevereiro: destacando se havia sido realizada; se
estava prevista para esse período, mas não havia sido realizada, foi definida
nova data. Sugerimos que aproveitassem cada reunião da diretoria, que
combinaram realizar no final de cada mês, para repetirem a mesma metodologia e
fazerem o monitoramento e planejamento para o próximo mês.
Em abril
voltaremos a nos encontrar, na Terra Indígena Rio Branco, para verificar a
elaboração do relatório financeiro, tirar dúvidas e fazer revisões
eventualmente necessárias; treinar o tesoureiro e seu vice no arquivamento dos
documentos contábeis (comprovantes de receitas e despesas, extrato bancários,
etc.) e, como é previsto no Estatuto o Conselho Fiscal se reunir ordinariamente
a cada três meses, vamos aproveitar a ocasião e treinar os conselheiros na
análise do relatório e documentos do primeiro trimestre dessa gestão e emissão
de parecer, o que deve ser repetido nos trimestres seguintes.
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