Convidado pelo Iepé, estive nos dias 26 a 30 de março em Macapá para fazer um Diagnostico Organizacional da APIWA – Associação dos Povos Indígenas Wayana e Apalai e da APITIKATXI – Associação dos Povos Indígenas Tiryó, Kaxuyana e Txikuyana. Iniciar pelo diagnóstico foi a estratégia adotada para um trabalho contínuo de desenvolvimento dessas organizações.
De acordo com experiências anteriores, inclusive de colegas do IEB, com quem formamos um grupo de discussão sobre estratégias de desenvolvimento organizacional e institucional, com essa ferramenta conhecemos melhor o atual estágio organizacional e as fragilidades que precisam ser superadas.
Foram utilizados os seguintes indicadores de desenvolvimento organizacional, definidos em conjunto com Vasco Rosmalen, da Equipe de Conservação da Amazônia:
Regularidade Legal
ü O Estatuto e suas alterações estão registrados em Cartório?
ü Assembléias são realizadas regularmente conforme o Estatuto?
ü As atas de eleição de diretoria foram registradas?
ü Regularidade do mandato da diretoria (mandato/eleição está de acordo com o estatuto?)
ü Tem Alvará de Licença e Funcionamento da Prefeitura? (se tiver escritório e/ou outras instalações na cidade)
ü A associação possui Inscrição Estadual e Municipal? (No caso de comercialização de produtos e prestação de serviços)
ü É certificada como OSCIP?
Regularidade Fiscal e Trabalhista
ü Possui CNPJ?
ü A contabilidade é feita regularmente?
ü Regularidade junto à Secretaria da Receita Federal - Certidão Negativa de Débitos
ü Regularidade junto ao INSS - Certidão Negativa de Débitos
ü Regularidade junto à CEF - Certidão Negativa de Débitos
ü Tem funcionário? Eles são registrados e os encargos sociais são recolhidos regularmente?
ü Tem prestadores de serviços? Eles assinaram contrato e os encargos sociais são recolhidos regularmente?
ü Tem voluntários? Eles assinaram Termo de Adesão ao Voluntariado?
Organização Administrativa e Financeira
ü A diretoria está completa e todos desempenham suas funções?
ü Possui Conselho Fiscal ou outro similar? É atuante?
ü Diretores, Conselheiros e funcionários estão capacitados para exercer suas funções?
ü A equipe técnica e financeira é necessária e suficiente para o desenvolvimento das atividades da associação?
ü As atribuições de cada um e os procedimentos administrativos estão bem definidos?
ü É feito planejamento, monitoramento e avaliação das atividades administrativas e financeiras?
ü São feitos controles financeiros e de contas bancárias?
ü As prestações de contas de projetos e convênios estão em dia?
ü Possui sede alugada ou própria?
ü Possui equipamentos de escritório, telefone, internet?
ü Possui materiais para comunicação, site, blog, etc?
Participação das comunidades
ü Já foi feito algum processo participativo de diagnóstico? Está atualizado?
ü Já foi feito algum processo participativo de planejamento? Está atualizado?
ü Como é feito o monitoramento da execução das atividades e dos resultados?
ü Como é feita a avaliação da execução das atividades e dos resultados?
ü Como é a participação da comunidade nas atividades promovidas pela associação?
ü As Assembléias Gerais são também momentos de prestação de contas, avaliação, planejamento e aprimoramento da organização da associação?
Projetos, parcerias e outras formas de captação de recursos
ü Projetos ou convênios já realizados
ü Projetos ou convênios em execução
ü Projetos ou convênios em negociação
ü Parcerias formalizadas
ü Contribuição dos associados
ü Atividades próprias para geração de recursos
Outras atividades
ü Participação em conselhos e implementação de políticas públicas
ü Atividades nas comunidades
Participaram da atividade dirigentes das associações, caciques e outras lideranças. Foi um momento importante de reflexão sobre o papel, a importância e funcionamento da associação. Foi dada muita importância para um envolvimento maior das aldeias com a sustentabilidade e as atividades da organização, inclusive processos de diagnóstico, planejamento, monitoramento e avaliação.
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