Nos dias 07 a 10 de julho facilitei
uma Oficina de Administração Financeira para 12 dirigentes e lideranças de de 4
organizações indígenas de Oiapoque, no Amapá, a convite do Iepé Instituto de
Pesquisa e Formação Indígena. A proposta era aprimorar os controles e gestão
financeira de recursos que essas associações estão movimentando,
particularmente a contribuição dos associados.
A oficina começou com o relato dos
dirigentes sobre os recursos que a associação está recebendo, em que está sendo
utilizado e como está sendo controlado. Uma das associações conta
principalmente com a contribuição dos associados, feita mensalmente em um valor
definido em assembleia; emite recibo, faz relatório financeiro e presta conta.
No último ano 90% dos associados pagaram regularmente. Em outro caso, os
associados contribuíram durante alguns anos, mas depois a maioria parou de
contribuir. A razão apontada foi que os associados acham que o dinheiro é
utilizado para despesas pessoais dos dirigentes. O controle e a prestação de
contas não eram feitos regularmente. Outra associação não prestou contas de
convênios adequadamente, está inadimplente e devendo documentos para órgãos
governamentais.
Foi ressaltado que, neste momento em
que os financiamentos externos são cada vez mais escassos e que pouquíssimos
financiadores aceitam pagar despesas administrativas, é fundamental a
associação contar com a contribuição financeira dos associados e com outras
formas próprias de captação de recursos para garantir o seu funcionamento
básico. Para ter sucesso nisso, é preciso que os administradores sejam
transparentes no uso, comprovação e prestação de contas dos recursos recebidos.
Foi
demonstrado quais são os comprovantes de despesas válidos contabilmente: nota fiscal
para compra de materiais, equipamentos, refeições, etc.; holerite para o
pagamento de funcionários com registro em carteira; RPA - Recibo de Pagamento a
Autônomo para pagamento de prestadores de serviços; Fatura de água, luz, telefone,
internet; o próprio bilhete para passagens de ônibus, barco, avião e recibos de
taxi. Os recibos com formulário vendido em papelaria ou outros só são aceitos
em casos especiais, quando nenhum dos outros comprovantes é possível como, por
exemplo, na compra de alimentos ou prestação de serviços na aldeia. As receitas
também devem ser comprovadas com recibos que contenham o valor, tipo de
contribuição ou doação, nome e CPF do doador, data e assinatura. Pra melhorar o
controle é importante que os recibos sejam numerados. A base para um bom
controle financeiro é ter comprovantes adequados.
A contratação de um contador é
necessária para fazer a escrituração da movimentação financeira e alterações do
patrimônio, enviar as declarações e informações aos órgãos governamentais e
orientar os diretores em suas dúvidas e dificuldades para atender às exigências
legais.
Foi disponibilizado um modelo de
planilha eletrônica para a elaboração de relatórios financeiros. Divididos em
grupos, os participantes treinaram a elaboração de Plano de Contas, o
lançamento de receitas e despesas e foram informados como fazer e a importância
da conciliação bancária. Foi destacado que o relatório financeiro serve não só
para o registro da movimentação dos recursos, mas também é uma ferramenta para
a gestão. Analisando os dados consolidados no resumo do relatório, os
dirigentes podem ter uma visão mais clara sobre a movimentação e tomar
providências necessárias para manter a sustentabilidade financeira da
associação. Serve também para a análise do Conselho Fiscal e a prestação de
contas para os associados.
O Conselho Fiscal deve se reunir
regularmente, conforme definido no estatuto, para analisar as contas e emitir
seu parecer para a Assembleia Geral. Nela, a diretoria deve apresentar de forma
clara os recursos recebidos e em que foram gastos e em seguida, o conselho deve
apresentar seu parecer para que a assembleia possa deliberar sobre a aprovação
ou não das contas. A importância do Conselho Fiscal não se limita à
fiscalização do uso dos recursos. Seu parecer dá legitimidade à prestação de
contas apresentada pela diretoria e o controle social que exerce é um fator
inibidor de eventuais usos inadequados ou desvio de recursos. Sabendo da
efetividade do controle, os administradores tenderão a utilizar corretamente o
dinheiro e o patrimônio da associação.
Se o controle financeiro é
importante para fazer a gestão dos recursos, a transparência é necessária para
que associados e outros doadores se mantenham estimulados a contribuir.
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