Nos dias 06 a 08 de janeiro facilitei o
treinamento da assistente administrativa da APITIKATXI, que vai se dedicar
principalmente ao Projeto Construindo nossos PGTAs. Em uma postagem neste blog
em novembro de 2013, relatei que em uma reunião preparatória foi elaborado
coletivamente um Termo de Referência para receber currículos; uma comissão de
seleção foi formada com o Cacique Geral, o presidente da associação e dois da
equipe do Iepé. Foi bastante discutida a necessidade de definir bem o perfil
profissional e fazer uma boa seleção, não cedendo à tentação de contratar
alguém porque é parente ou amigo, para ter um funcionário realmente adequado
para desenvolver bem as atividades. O resultado foi a seleção de uma pessoa com
formação acadêmica e experiências compatíveis com a função, além de
sensibilidade e gosto para trabalhar com povos indígenas, mostrando o acerto
dos procedimentos adotados.
O passo
seguinte foi pensar e executar cuidadosamente o treinamento antes de iniciar o
seu trabalho. Partiu-se do princípio de que não bastam os conhecimentos e
habilidades técnicas para a execução do trabalho, mas também ter claro como ele
contribui para o conjunto das ações da organização e o cumprimento de sua
missão.
Inicialmente
foi exposto e fornecido materiais sobre os povos indígenas congregados pela
APITIKATXI e outros povos indígenas envolvidos no projeto. Também foi relatado
o histórico da fundação e as principais atividades desenvolvidas, além das
principais organizações parceiras, governamentais e não governamentais, em
especial o Iepé que contribuirá mais intensamente na execução desse projeto.
Foi feita
uma apresentação e leitura cuidadosa do projeto para que a funcionária
entendesse o contexto e importância de seu trabalho para a boa execução do
mesmo. Foi aberto espaço para a solução das possíveis dúvidas.
O
financiador do projeto possui um Manual de Operações Financeiras, que também
foi lido e explicado, no qual consta detalhadamente como devem ser feitas as
compras de produtos e contratação de serviços, os comprovantes de despesas
considerados válidos, como organizar a documentação e fazer as prestações de
contas. Foi orientada e treinou a realização de licitação para a compra de
produtos e contratação de serviços.
Recebeu
as orientações iniciais para utilizar o sistema fornecido pelo financiador para
a realização e apresentação das prestações de contas. Com alguns comprovantes
de despesas, simulou todas as fases de elaboração do relatório financeiro.
Por fim,
em reunião com o presidente da associação, foram listadas todas as providências
necessárias para a realização da primeira atividade do projeto. Foi sugerido a
eles que façam sempre esse planejamento detalhado antes da realização de cada
atividade, além de monitoramento durante a execução e avaliação ao final.
O
treinamento foi avaliado como muito importante para dar as informações
necessárias à nova funcionária, deixando-a mais segura para iniciar o seu
trabalho e aumentando em muito as possibilidades para que ele seja bem
sucedido.
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