Associações comunitárias também fazem Gestão da Informação?

Apesar do foco da oficina para as associações do Parque Indígena Xingu – PIX, no Mato Grosso, ser a administração financeira, o terceiro módulo, realizado nos dias 18 a 23 deste mês, no Diauarum, foi a elaboração de cartas, relatórios e atas, além do arquivo de documentos, físicos e digitais. Participaram 28 representantes de 8 associações.

Dado o relacionamento histórico dos índios e suas organizações com órgãos do governo, como a Fundação Nacional do Índio – FUNAI, Instituto Chico Mendes de Biodiversidade - ICMBio, secretarias de educação, saúde, entre outros, assimilaram o ofício como forma de correspondência. Foi esclarecido que ofício é uma correspondência oficial, utilizada apenas por órgãos governamentais. Pessoas jurídicas privadas como as associações, utilizam cartas para se comunicar com outras organizações privadas ou públicas.

Exercitaram primeiro a elaboração de carta pessoal, que não tem um formato padrão, usamos linguagem informal, na qual tratamos qualquer assunto, inclusive os íntimos. Em seguida elaboraram uma carta comercial, depois de terem tomado contato com seu formato padrão, linguagem formal, na qual tratamos apenas assuntos de trabalho. As cartas foram lidas e comentadas para corrigir eventuais deslizes de linguagem, formato e para garantir a clareza do que era exposto: um pedido, uma informação ou um convite.

Um relatório também tem formato livre, uma linguagem mais coloquial e nele podemos fornecer mais detalhes de uma reunião, encontro, assembleia, curso, etc. É uma forma muito importante de registrar o evento para o próprio participante, para informar as pessoas ausentes e ir construindo a memória das atividades realizadas pela associação ou em que um ou mais dos seus membros participou. Os relatórios parciais serão importante fonte para elaborar relatórios de atividades de projetos para os financiadores ou relatórios institucionais, divulgando as ações da associação para financiadores, parceiros e público em geral. Como exercício, fizeram o relatório da oficina, que também foi lido e comentado para aprimoramento. Refletimos que, quando alguém da associação faz uma oficina como esta, por exemplo, não faz relatório e não divulga para ninguém, o que foi aprendido fica só com ele. Com a elaboração e divulgação de relatórios, mais pessoas terão acesso a essas informações. Mesmo depois de anos, pessoas que venham a trabalhar na associação poderão ter acesso à sua história através desses documentos. É uma forma de acumular os conhecimentos e experiências da associação.  Quando esse conhecimento fica disperso entre várias pessoas acaba muitas vezes se perdendo quando elas deixam de trabalhar na associação, fazendo com que sempre se “comece do zero” quando troca diretoria, por exemplo. Elaborar, guardar e divulgar relatórios ajuda no desenvolvimento da associação.

Depois de comentados e corrigidos os relatórios, elaboraram uma ata, que é um registro formal, com formato, início e encerramento padrões, mais conciso, sem uso de parágrafo ou intervalos de espaço. É utilizada, por exemplo, para relatar assembleias e devem ser registradas em cartório, principalmente quando houver eleição de diretoria ou alteração do estatuto.

A elaboração de cartas, relatórios e atas, além de boletins e publicações são as formas mais comuns da associação produzir e disseminar informações.

Para conhecer melhor uma das técnicas e a importância do arquivamento de documentos, foi feita a leitura dialogada do capítulo 5 do livro Associação é para fazer juntos: Como guardar e conservar os documentos da associação. Foi comentada a importância da organização tanto dos documentos legais, trabalhistas e tributários da associação, relatórios de projetos, como também relatórios, publicações e outros materiais fornecidos em cursos, encontros, seminários, reuniões, entre outros eventos que normalmente participam. Isso vale tanto para arquivo físico (impresso) como para os arquivos digitais. É muito comum que os impressos fiquem em casas de diferentes diretores e lideranças. Os documentos digitais ficarem em diferentes computadores, inclusive notebooks pessoais. Em geral esses documentos não são centralizados pelo secretário ou outra pessoa da associação e não é raro que venham a se perder, levando consigo boa parte da história e da experiência da associação que acaba nunca se acumulando. Além de centralizar os documentos digitais para mantê-los organizados e disponíveis para todos que precisarem deles, é muito importante fazer uma cópia de segurança em CDs ou HD externo para garantir que os documentos não se percam em caso de algum problema com o computador.

É também nesses eventos, entre outras formas, que a associação coleta informações, criando um acervo importante para suas consultas sobre temas relacionados ao seu trabalho.

No exercício sobre arquivamento utilizamos uma caixa de papelão com documentos que estava numa sala onde é guardado o arquivo inativo de uma das associações participantes da oficina. O primeiro passo foi uma triagem dos documentos que interessava continuarem guardados e o descarte dos que não interessavam. Em seguida foi feita uma separação por tipo de documentos. Foram encontrados folders e publicações que deveriam ser distribuídos e que ficaram ali, esquecidos. Também foram encontrados documentos contábeis, que deveriam estar sob a guarda do tesoureiro, junto com os demais documentos de projetos e atividades. Outros documentos encontrados eram relatórios e publicações sobre diversos temas de interesse da associação. Depois de organizados em pastas por temas e envelopes plásticos por subtemas, refletimos que um arquivo bem organizado não só conserva mais os documentos e facilita o manuseio, como também dá uma idéia mais clara sobre os documentos que a associação tem, tornando-os disponíveis para consulta e utilização. A partir disso, foi repensado se aqueles materiais deveriam estar no arquivo inativo ou se deveriam ser deixados mais à mão de quem precisasse consultá-los.

Para manter o arquivo bem organizado é importante que uma pessoa seja responsável por ele. Tendo mais familiaridade com a forma como os documentos estão organizados, pode arquivar outros da mesma forma e encontrar facilmente qualquer documento que alguém precise. Daí a importância de escolher também pessoas com gosto, habilidade e disponibilidade para essa tarefa para ser secretário da associação.

Ao final, foi comentado que as grandes associações, governo e empresas chamam de Gestão da Informação a esse processo de produzir, coletar, processar, armazenar e disseminar informações. Para essas grandes organizações esse trabalho é mais complexo e precisa de especialistas, mas a resposta para a pergunta do título é: sim, as associações comunitárias também fazem gestão da informação. As informações são fundamentais para a associação desenvolver bem suas atividades, participar de forma qualificada das discussões do movimento social, de conselhos, reivindicar políticas públicas, formar novas lideranças e discutir nas comunidades sobre o que está acontecendo. Se ainda não fazem isso bem, em geral é porque não foram alertadas e nem preparadas para isso. Cabe às organizações apoiadoras oferecerem a oportunidade e certamente vão aprender, crescendo também neste importante aspecto do desenvolvimento organizacional.