A associação precisa ter um Regimento Interno?

Essa pergunta já me foi feita muitas vezes, algumas delas logo depois da fundação da associação. Respondo sempre que a associação não precisa ter um Regimento Interno. Não existe nenhuma exigência legal sobre isso.

O Estatuto Social é o instrumento jurídico de constituição da associação. Ele e a Ata de Fundação e Eleição da Diretoria, registrados em cartório, marcam a sua constituição legal. Costumo comparar o Estatuto da associação com a Constituição do país. Ele expressa a vontade dos associados sobre quem faz parte ou pode vir a fazer parte dela, seus objetivos, órgãos de administração e deliberação, constituição e destino do patrimônio, etc. Dessa forma, para a sua elaboração e aprovação em assembleia, deve ser garantida a participação de todos os interessados, para que ele seja o resultado da pactuação e expresse o consenso ou a vontade da maioria dos associados. Durante a existência da associação, será também uma fonte de consultas sempre que houver dúvidas.

No entanto, tenho sugerido que o Estatuto seja “enxuto”, contendo o mínimo exigido pela legislação, uma vez que seu registro em cartório implica em custos financeiros, o que acontece também quando são exigidas cópias do mesmo para alguma atividade da associação, como abertura de conta bancária, assinatura de contratos, etc. Também não considero saudável criar muitas normas no momento em que a fundação da associação está sendo decidida, para que ela não nasça burocrática demais.  O detalhamento deve ser feito no Regimento Interno, cuja vigência exige apenas a aprovação da Assembleia Geral e não costuma ser solicitado em procedimentos burocráticos. É, como diz o próprio nome, um documento interno. Sempre aconselho que ele seja elaborado quando a associação já está funcionando e começam a ter dúvidas de como encaminhar determinados procedimentos ou tomar certas decisões.

Uma das associações com quem tenho trabalhado ultimamente foi fundada há pouco mais de um ano. No decorrer desse período, os coordenadores tiveram dúvidas em vários momentos e me perguntaram como resolver. Algumas delas puderam ser respondidas diretamente consultando o Estatuto. Outras não haviam sido definidas nele. Assim foi surgindo a necessidade de elaboração de um Regimento Interno, que é um detalhamento do que está disposto no Estatuto.

Neste mês nos reunimos para elaborar uma proposta de Regimento Interno. Participaram 28 pessoas entre coordenadores, conselheiros e demais associados. Comecei perguntando quais eram as dúvidas que tiveram neste primeiro ano de funcionamento da associação e que não puderam resolver consultando o Estatuto. Os relatos foram sendo anotados e expostos com um projetor multimídia para que todos pudessem acompanhar em tempo real.

Sobre cada um dos aspectos apontados inicialmente e também para os que foram surgindo durante os dois dias de trabalho, foi discutida a melhor regulamentação. Com alguns regimentos de outras associações com quem já tinha trabalhado, fui dando sugestões de redação que eram aceitas, ajustadas ou rejeitadas. Não podemos esquecer que cada norma ou procedimento ali colocadas deve ser fruto de uma pactuação entre os associados e deve ser condizente com aquela associação específica, com as especificidades daquelas comunidades, tamanho e complexidade de sua estrutura, etc. O Estatuto deve ser sempre consultado durante esse processo porque é ocioso repetir o que já está claro no Estatuto e, regido por ele, o Regimento Interno não pode ser contraditório nem divergente com o que está disposto nele. Depois de elaborado, será ele também fonte de consulta para quando tiverem dúvidas sobre como proceder.

Dessa forma, o Regimento Interno daquela associação foi tomando forma e corpo, tratando do que deve constar no Edital de Convocação das Assembleias Gerais, como deve ser divulgado para os associados, participação de convidados, procedimentos de eleição e tomada de decisões, como fazer a verificação de quórum para a sua instalação; funcionamento do Conselho Fiscal e como deve ser redigido e apresentado o seu parecer sobre as contas da coordenação; renúncia, destituição e substituição de coordenadores e conselheiros; uso do patrimônio; gestão, controle e prestação de constas dos recursos; contabilidade; contratação de funcionários, prestadores de serviços e estagiários e admissão de voluntários.

Ao final, avaliaram que as dúvidas que haviam tido até aquele momento estavam esclarecidas. Outras coisas, como a criação de departamentos ou setores, seriam deixadas para depois, quando estivessem acontecendo. A proposta de regimento será experimentada por alguns meses, até a próxima Assembleia Geral, para verificarem na prática como as suas disposições funcionam. Nesse período, será corrigida e complementada conforme as necessidades, antes de sua aprovação. Também foi lembrado que, assim como o Estatuto, pode ser reformado sempre que necessário, mesmo depois de aprovado pela Assembleia Geral. Se a vida da comunidade e de sua associação é dinâmica, seus documentos constitutivos e normativos também devem ser.