Como a associação recebe os novos funcionários?

Nos dias 06 a 08 de janeiro facilitei o treinamento da assistente administrativa da APITIKATXI, que vai se dedicar principalmente ao Projeto Construindo nossos PGTAs. Em uma postagem neste blog em novembro de 2013, relatei que em uma reunião preparatória foi elaborado coletivamente um Termo de Referência para receber currículos; uma comissão de seleção foi formada com o Cacique Geral, o presidente da associação e dois da equipe do Iepé. Foi bastante discutida a necessidade de definir bem o perfil profissional e fazer uma boa seleção, não cedendo à tentação de contratar alguém porque é parente ou amigo, para ter um funcionário realmente adequado para desenvolver bem as atividades. O resultado foi a seleção de uma pessoa com formação acadêmica e experiências compatíveis com a função, além de sensibilidade e gosto para trabalhar com povos indígenas, mostrando o acerto dos procedimentos adotados.

O passo seguinte foi pensar e executar cuidadosamente o treinamento antes de iniciar o seu trabalho. Partiu-se do princípio de que não bastam os conhecimentos e habilidades técnicas para a execução do trabalho, mas também ter claro como ele contribui para o conjunto das ações da organização e o cumprimento de sua missão.

Inicialmente foi exposto e fornecido materiais sobre os povos indígenas congregados pela APITIKATXI e outros povos indígenas envolvidos no projeto. Também foi relatado o histórico da fundação e as principais atividades desenvolvidas, além das principais organizações parceiras, governamentais e não governamentais, em especial o Iepé que contribuirá mais intensamente na execução desse projeto.

Foi feita uma apresentação e leitura cuidadosa do projeto para que a funcionária entendesse o contexto e importância de seu trabalho para a boa execução do mesmo. Foi aberto espaço para a solução das possíveis dúvidas.

O financiador do projeto possui um Manual de Operações Financeiras, que também foi lido e explicado, no qual consta detalhadamente como devem ser feitas as compras de produtos e contratação de serviços, os comprovantes de despesas considerados válidos, como organizar a documentação e fazer as prestações de contas. Foi orientada e treinou a realização de licitação para a compra de produtos e contratação de serviços.

Recebeu as orientações iniciais para utilizar o sistema fornecido pelo financiador para a realização e apresentação das prestações de contas. Com alguns comprovantes de despesas, simulou todas as fases de elaboração do relatório financeiro.

Por fim, em reunião com o presidente da associação, foram listadas todas as providências necessárias para a realização da primeira atividade do projeto. Foi sugerido a eles que façam sempre esse planejamento detalhado antes da realização de cada atividade, além de monitoramento durante a execução e avaliação ao final.

O treinamento foi avaliado como muito importante para dar as informações necessárias à nova funcionária, deixando-a mais segura para iniciar o seu trabalho e aumentando em muito as possibilidades para que ele seja bem sucedido.